Manter as rotinas trabalhistas e previdenciárias em conformidade é um dos maiores desafios para a gestão de qualquer negócio. Recentemente, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) atualizou pontos cruciais nos critérios de concessão do salário-maternidade. Essas mudanças afetam diretamente a rotina do Departamento Pessoal (DP), a validação de benefícios e a orientação jurídica e contábil fornecida às colaboradoras.

Para evitar retrabalho, inconsistências perante o Fisco e garantir plenamente os direitos das trabalhadoras, preparamos este guia detalhado sobre as principais atualizações e o que a sua empresa precisa fazer na prática.

O que mudou na concessão do Salário-Maternidade?

O salário-maternidade é o benefício devido a quem se afasta de suas atividades por motivo de nascimento de filho, aborto não criminoso, adoção ou guarda judicial para fins de adoção. Historicamente, os requisitos variavam dependendo do tipo de filiação previdenciária.

Com as recentes atualizações do INSS, o foco central de análise passou a ser a rigorosa comprovação da qualidade de segurada no exato momento do fato gerador (parto, adoção ou concessão da guarda judicial).

Isso significa que o INSS tem reforçado a verificação se a profissional, no momento do evento, cumpria um dos seguintes requisitos:

• Vínculo ativo com a Previdência Social: Registro formal ou recolhimento em dia como segurada obrigatória;
• Período de Graça: Enquadramento no intervalo legal previsto pela Lei nº 8.213/91 no qual o trabalhador mantém a condição de segurado, mesmo sem contribuir ativamente.

Atenção Redobrada ao Período de Graça

O período de graça é a extensão temporal dos direitos previdenciários garantida por lei após o encerramento das contribuições ou do contrato de trabalho. A duração pode variar de 3 a 36 meses, a depender do tempo prévio de contribuição, ocorrência de demissão involuntária e recebimento de seguro-desemprego.

Na prática, o INSS intensificou a checagem temporal desse período. Para o Departamento Pessoal e as lideranças de RH, esse ponto é decisivo ao acolher novas colaboradoras recém-admitidas que já estavam grávidas ou ao emitir declarações de vínculos anteriores para requerimentos de benefícios.

Seguradas Facultativas e Individuais: Novos Cuidados

Outro detalhe crítico evidenciado nas diretrizes atualizadas diz respeito às seguradas facultativas (como estudantes e donas de casa) e contribuintes individuais:

• Não basta apenas comprovar o recolhimento das contribuições previdenciárias em aberto;
• É necessário demonstrar a efetiva filiação prévia ao Regime Geral de Previdência Social (RGPS) antes da data do fato gerador.

Pagamentos retroativos ou filiações extemporâneas feitas após a confirmação do fato gerador podem ser indeferidos pelo órgão previdenciário, gerando frustrações e riscos de litígios.

Qual é o Papel da Empresa no Pagamento do Benefício?

Para a segurada empregada sob o regime da CLT, cabe à própria empresa realizar o pagamento direto do salário-maternidade em folha de pagamento durante o período de licença (120 dias, ou 180 dias no caso de empresas participantes do Programa Empresa Cidadã). Posteriormente, a empresa realiza a devida compensação desses valores no recolhimento das contribuições previdenciárias mensais (via DCTFWeb/eSocial).

Diante das fiscalizações mais rigorosas, qualquer inconsistência cadastral ou erro no cruzamento de dados entre o eSocial e o portal Meu INSS pode acarretar glosas nas compensações ou atrasos na validação do benefício.

Como Preparar o Departamento Pessoal?

Para manter sua empresa protegida e oferecer tranquilidade às profissionais, o setor de DP deve adotar as seguintes boas práticas:

1. Saneamento de Dados no eSocial: Certifique-se de que os eventos de admissão, afastamento temporário (motivo de licença-maternidade) e retorno ao trabalho sejam enviados rigorosamente dentro dos prazos legais;
2. Auditoria da Documentação Comprobatória: Mantenha arquivadas cópias legíveis de atestados médicos de afastamento, certidões de nascimento ou termos de guarda/adoção;
3. Orientação Clara às Colaboradoras: Esclareça à equipe os prazos e canais oficiais de comunicação para que nenhuma etapa burocrática seja esquecida;
4. Alinhamento Contábil Periódico: Verifique mensalmente os créditos a compensar na DCTFWeb para evitar débitos indevidos perante a Receita Federal.

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